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上海市会议服务机构达标评定细则

    为了进一步提高上海市会议经营与服务水平,全面推动上海会议服务水平的整体提升,根据上海市地方标准《会议经营与服务 第1部分 会议服务机构》的相关要求,结合我市实际,特制订《上海市会议服务机构达标评定细则》(以下简称《评定细则》)。

    

一、指导思想


    上海市会议服务机构达标工作的目的是促进上海会议服务业规范化、专业化发展,推动上海国际商务会议目的地建设,全面提高本市会议服务机构管理效能、服务水平和服务质量。


    

二、评定对象


    2.1在上海注册的或在上海设有分支机构的会议服务机构。
    2.2评定对象必须满足以下条件:
    2.2.1取得工商营业执照或法人证书或依法获得其他执业资质;
    2.2.2从事会议服务不少于一年;
    2.2.3主营业务或兼营业务包括会议活动的策划与服务;
    2.2.4遵纪守法,恪守行业自律。


    

三、组织管理


    3.1上海旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会秘书处(以下简称“秘书处”)是负责推进评定工作的常设机构。
    3.2上海旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会成立评定专家小组,专家小组参加评定工作。专家组成员不得参评自己所在的机构。


    

四、评定内容


    4.1评定依据
    4.1.1上海市地方标准《会议经营与服务 第1部分 会议服务机构》。
    4.1.2根据上述标准制定的《评定细则》以及“上海会议服务机构达标自评分表”(以下简称“自评分表”)。
    4.2评定内容
    评定内容主要包括基本要求、供应保障、服务提供、服务保障、服务质量可持续改进。


    

五、评定材料


    5.1申报材料
    5.1.1上海会议服务机构服务与经营标准化达标评定申报表;
    5.1.2自评分表
    5.2实地验收评定材料
    5.2.1 评定报告。评定报告由各机构自行整理撰写,涵盖评定工作的开展情况、汇报、自评分总结等。
    5.2.2 材料汇编(或台帐),材料汇编是“评分表”各项内容的证明材料(原件或复印件)。


    

六、分值设定与评定方式


    6.1分值设定
    《评分表》对供应保障、服务提供、服务保障、服务质量可持续改进四项指标进行分值设定,总分值为240分,另设加分项目24分。评分表分值构成和比重如下表:


一级项目 二级项目 分值 合计 比重
供应保障 人员配备 18 48 20%
设施配备 15
从业经验 15
服务提供 会议方案 9 96 40%
会议场所 9
互联网/移动互联网和宣传推广 9
注册和收费 15
演讲人和嘉宾 9
信息收集和反馈 9
会场布置现场管理 21
媒体接待 6
会后服务 9
服务保障 会议流程和质量管理 27 72 30%
风险管理 21
人员管理和培训 24
服务质量可持续改进 投诉和建议 9 24 10%
会议满意度调查 9
会议服务报告 6
    总计 240 100%
加分项目   24   10%
总评分合计 264   110%


    6.2评定方式
    评定方式分为自评打分、专家组实地验收,评定打分相结合,自评分不计入总分权重。


    

七、评定程序


    7.1预审
    7.1.1会秘书处向上海会议服务机构发出评定通知。
    7.1.2申报机构向秘书处提交“上海会议服务机构服务与经营标准化达标评定申报表”和“自评分表”,参与预审。
    7.1.3秘书处验收申报材料,并向申报机构回复预审意见。
    7.2 准备评定材料
    7.2.1通过预审的机构制定参评工作计划,落实专人负责达标评定事宜。
    7.2.2通过预审的机构准备评定报告,根据《评定手册》准备材料汇编,并在截至日前向秘书处提交3套评定报告和材料汇编。
    7.3实地验收
    7.3.1 秘书处验收评定报告和材料汇编,并向提交评定材料的机构发出实地验收通知。
    7.3.2 秘书处组织专家组成员实地考察参评机构的办公场所,听取验收汇报,实地验收并进行现场打分。
    7.4评定结果
    7.4.1秘书处组织并召开上海市旅游标准优化技术委员会会展奖励旅游委员会评定会议,综合专家评分和评审材料进行综合评定,确定评定结果。
    7.4.2秘书处向上海市旅游标准优化技术委员会上报评定结果,评定结果由上海市旅游标准优化技术委员会审核通过。
    7.4.3秘书处向各机构通报评定结果。
    7.4.4达标合格机构向秘书处提交承诺书。
    7.4.5秘书处公示评定结果。


    

八、达标机构的权利与义务


    8.1 权利
    8.1.1对达标的机构,授予“会议服务达标机构”称号。
    8.1.2对达标的机构向社会公示。
    8.1.3 上海市旅游局对达标机构通过多种渠道和媒体进行宣传推广。
    8.1.4 优先获得各类会议活动竞标资格的推荐。
    8.2 义务
    8.2.1 达标机构向上海旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会提交相关承诺书。
    8.2.2 向上海旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会提交标准化建设简讯或标准化建设年度报告,一年不少于一次。
    8.2.3 向上海旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会报送相关会议服务和经营数据报送,一年不少于一次。
    8.2.4积极加强对地方标准的贯彻使用,并根据情况制定本企业的企业标准。
    8.2.4 积极参与复评。


    

九、复评


    9.1复评每两年一次,复评细则由秘书处另行通知。
    9.2复评不合格或放弃复评,撤销原达标资格,且自撤销之日起半年内不得参与复评。
    9.3达标机构违反承诺书,或违反相关法律法规及行业准则的,撤销达标合格资格,且自撤销之日起一年内不得参与复评。



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